Tổng Hợp 7 Phần Mềm Quản Lý Bida - Tính Tiền Bida Phổ Biến Nhất

- Tính giờ tự động là gì? Khi tính tiền giờ bằng thủ công thì cách làm là người chủ quán bida hoặc thu ngân phải ghi giờ khi khách chọn bàn chơi, đến khi khách ngừng chơi thì ghi giờ ra, động tác tính tiền giờ là lấy giờ ra trừ cho giờ vào để được số giờ chơi dịch vụ rồi nhân với đơn giá của bàn bida để ra được tiền giờ chơi. Còn tính tiền tự động là máy tính sẽ thay thế việc làm thủ công mà tính toán tự động, khi khách vào chỉ cần click vào bàn bida để ghi nhận giờ vào, khi khách ngừng chơi chỉ cần click Tính giờ để phần mềm tự động tính ra số giờ - phút chơi bida và tự động nhân với đơn giá của bàn để ra được số tiền giờ. Tóm lại tính giờ tự động là 1 click chuột ở phần mềm.

- Tính giờ thông minh là gì? Kinh doanh bida có đặc thù là giá tiền giờ cho mỗi bàn chơi là khác nhau, ví dụ bàn bi-a phăng khác với bi-a lỗ khác với bi-a 3 băng..., hoặc giá tiền giờ vào ban ngày khác với giờ tối và khác với giờ khuya qua đêm..., nói chung là có nhiều kịch bản riêng cho giá tiền giờ theo nhu cầu quản lý quán bi-a. Tôi lấy ví dụ, khách hàng chơi bàn bi-a phăng từ sáng đến tối, rồi chuyển sang bàn bi-a lỗ từ tối đến khuya, trong quá trình chơi di chuyển từ bàn bi-a phăng sang bàn bi-a lỗ rồi sang bàn bi-a 3 băng... thì nếu khâu tính toán bằng thủ công khá là phức tạp và rối trí đấy. Còn với tính giờ thông minh chỉ là động tác click chuột Tính giờ, khâu tính toán phần mềm sẽ thông minh tính đúng tính đủ. Tức là phần mềm sẽ tự động hiểu được tiền giờ theo thời điểm kinh doanh (ca sáng - ca tối - ca khuya), tự động nhận diện giá tiền giờ cho từng loại bàn theo từng thời điểm... để tự động ngắt giờ một cách rõ ràng để tính đúng, tính đủ một cách rất minh bạch, giúp khách hàng hài lòng và quản lý tiền bạc thì chính xác. Ảnh bên cạnh là ví dụ việc chia Tiền giờ và Tiền hàng hóa thành 2 phần rõ ràng, chức năng tính giờ thông minh được thể hiện ở bill thanh toán rất rõ ràng chi tiết.

- Rất nhiều phần mềm tính tiền bi-a chỉ có tính tiền giờ nhưng không có tính tiền giờ tự động và tính tiền giờ thông minh như mô tả ở trên nên khi áp dụng phần mềm vào quản lý quán bi-a không giải quyết được tính tự động và tính thông minh, khiến người chủ quán cũng vất vả không kém tính tiền bằng thủ công. Do đó, đã dùng phần mềm quản lý quán bida thì việc tự động và thông minh là rất quan trọng, vậy hà cớ gì dùng những phần mềm chắp vá tức là phần mềm không có tự động và không thông minh. Hãy hỏi rõ công ty cung cấp phần mềm có thỏa mãn 2 tính năng thiết yếu hàng đầu trong quản lý quán billiard này hay không nhé.

- Với phần mềm quản lý quán bida snooker thì tính năng Tính giờ tự động và Tính giờ thông minh là bắt buộc phải có, nếu phần mềm không được lập trình tính năng này thì lời khuyên hãy tìm phần mềm bida khác đừng cố mua rồi khi vận hành quán cứ tức anh ách vì cũng đã thanh toán phần mềm rồi.

- Khách cần gọi món thêm khi chơi bida thì khâu order món phải nhanh chóng, rồi báo thu ngân để ghi thông tin vào phiếu thanh toán, chuyển phiếu order báo đến bếp/bar để làm món cho khách hàng. Với khâu này nếu làm theo cách ghi phiếu order sẽ khiến nhân viên thường xuyên bị quá tải nên với phần mềm tính tiền bi-a chuyên nghiệp ngày nay thì phải có ứng dụng order bằng điện thoại, tức là nhân viên chỉ cần tải app order về điện thoại, khi khách gọi món chỉ cần chọn ngay trên màn hình order ở điện thoại và lệnh order tự động đồng bộ với máy tính thu ngân để khi in bill tính tiền chuẩn xác và tự động chuyển lệnh chế biến với đầy đủ thông tin chi tiết như bàn bi-a nào order, món và số lượng.... đến bộ phận bếp/bar để chế biến món. Nhờ quy trình tự động với order bằng điện thoại giúp quy trình quản lý nhanh gọn, chính xác và phòng gian lận.

- Dùng ứng dụng order bằng điện thoại sẽ đem lại 4 lợi ích cơ bản sau:

    1. Tăng tốc độ order món, nhanh gấp 5 lần so với order giấy.

    2. Cắt giảm nhân viên order món, cắt giảm được ngay 50% nhân sự so với order bằng thủ công.

    3. Tăng sự hài lòng cho khách hàng, tạo trải nghiệm tốt nhờ order nhanh hơn, chính xác hơn và món ra nhanh hơn.

    4. Tiết kiệm chi phí đầu tư với chức năng bất cứ điện thoại nào của nhân viên đều tải app order và sử dụng được dễ dàng.

- Nếu không quản lý kho hàng (hàng hóa) chặt chẽ thì việc thất thoát là điều dễ hiểu. Trong thực tế kinh doanh, rất nhiều quán bi-a đã để tình trạng thất thoát này diễn ra trong thời gian dài, khiến tăng chi phí và giảm lợi nhuận, thậm chí có những quán bi-a có chia sẻ với chúng tôi là khi kiểm kê kho hàng mới phát hiện thất thoát hàng hóa từ vài chục triệu đến hàng trăm triệu đồng, khi phát hiện thì việc đã quá muộn vì "nhân viên gian dối" cũng đã nghỉ việc từ lâu rồi. Một phần mềm quản lý quán bi-a phải tự động quản lý được kho hàng, giúp chủ quán bi-a kiểm soát kho hàng dễ dàng và nhanh chóng, để kiểm kê định kỳ hoặc kiểm kê kho hàng bất chợt để kiểm soát hàng hóa. Phần mềm quản lý bi-a giúp người chủ quán kiểm soát được tình hình, phòng ngừa thất thoát hàng hóa.

- Việc quản lý hàng hóa ở lĩnh vực kinh doanh quán bi-a có đặc thù là có hàng hóa mua sao bán vậy, ví dụ là bia, nước ngọt, nước suối, khăn lạnh... và hàng hóa được chế biến như mì xào, mì trứng, nước ép, khô mực... Do đó, một phần mềm bi-a chất lượng là phải có tính năng quản lý được cả tất cả tình huống này, tức là hàng hóa mua sao bán vậy và hàng hóa chế biến được định lượng/định mức chế biến. Rất nhiều phần mềm tính tiền bi-a trên thị trường chỉ quản lý được hàng hóa mua sao bán vậy mà không có chức năng quản lý hàng hóa chế biến có định lượng/định mức nên khi triển khai thực tế bạn sẽ không thể kiểm soát được hàng hóa chế biến và nguyên vật liệu dùng cho chế biến.

- Đừng tin những lời giới thiệu có cánh từ người tư vấn bán phần mềm quản lý câu lạc bộ bi-a, hãy tin những gì họ nói được và làm được, tức là hãy để cho họ chứng minh rõ ràng về tính năng quản lý kho hàng này.

- Việc bán hàng thu tiền dịch vụ được phần mềm định nghĩa là những khoản thu kinh doanh, còn với những khoản chi phí kinh doanh thì được hạch toán như thế nào vào phần mềm quản lý bi-a là câu hỏi cũng cần rõ ràng với công ty cung cấp phần mềm. Bởi lẽ, kinh doanh bi-a có rất nhiều chi phí phát sinh trong vấn đề vận hành như là chi phí giá vốn mua hàng hóa nguyên vật liệu, chi phí trả lương nhân viên, chi phí sửa chữa bảo trì mua mới, tiền điện nước internet, tiền thuế... Đã dùng phần mềm quản lý cho quán bida thì tất cả nghiệp vụ này phải có ở ngay trong phần mềm, chẳng có ai dùng phần mềm mà lại dùng thêm cuốn sổ ghi chép sổ sách để quản lý cả, cuốn sổ chỉ giúp ghi nhận lại chữ ký và thông tin mua sắm, nó được xem như là chứng từ gốc để sau này đối soát từ phần mềm với chứng từ thực tế.

- Quản lý chi phí chặt chẽ giúp người chủ quán bi-a biết được tiền chi trong ngày/tuần/tháng/quý để từ đó có cách điều chỉnh chi phí sao cho hợp lý.

- Lĩnh vực kinh doanh quán bi-a có đặc điểm là doanh thu bền vững đến từ nhóm khách hàng trung thành, đó là những khách hàng thường xuyên chọn quán để chơi, họ thích dịch vụ và sản phẩm của quán bi-a. Và một ngày chủ quán bi-a muốn tạo thẻ VIP để tặng sự ưu đãi của quán cho nhóm khách hàng trung thành này để tăng thêm sự hài lòng để giữ chân khách hàng thường xuyên, lúc này chủ quán sẽ cần tính năng tạo thẻ VIP - tích điểm. Vậy phần mềm bi-a có chức năng này hay chưa, nếu chưa có thì mọi ý tưởng về thẻ VIP - tích điểm sẽ không thể áp dụng được.

- Thẻ VIP - tích điểm là tính năng tự động với phần mềm, tức là khi khách hàng được tặng thẻ VIP và khi đến chơi bi-a, khi thanh toán chỉ cần đưa thẻ VIP để nhân viên thu ngân nhập liệu thì phần mềm tự động tích điểm cho khách hàng, áp dụng chính sách chiết khấu đặc biệt cho khách hàng VIP.

- Kinh doanh thì kết quả cuốn cùng là báo cáo lãi/lỗ, người làm chủ quán làm sao nắm bắt số liệu lãi/lỗ này ngay lập tức (tức thời) ở bất cứ nơi đâu chỉ với chiếc điện thoại di động..., đó là tính năng của app báo cáo kinh doanh qua điện thoại. Tức là phần mềm quản lý câu lạc bộ bida phải có tính năng báo cáo qua điện thoại để người chủ quán chủ động xem hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi.

- Thêm nữa, nếu quán bida có nhiều chủ đầu tư góp vốn kinh doanh thì app báo cáo kinh doanh sẽ được cài đặt cho từng người góp vốn, để tất cả đều có thể giám sát được số liệu kinh doanh. Lưu ý là xem được số liệu mà không tác động được gì vào hệ thống, nhờ dữ liệu thực theo thời gian thực, dữ liệu tức thời mà mọi báo cáo kinh doanh lãi/lỗ có ngay trên chiếc điện thoại, các nhà đầu tư thấy rõ sự minh bạch về thông tin.

Trên đây là 7 tính năng cần phải có với phần mềm quản lý CLB bida, vì vậy khi cần phần mềm quản lý bida thì cần hỏi rõ nhà cung cấp phần mềm có đáp ứng được 7 tính năng cơ bản ở trên hay không, ít nhất cũng cần có những tính năng đó vì quản lý bida đó là chức năng tối thiểu.

Và rõ ràng là trong thời gian ngắn bạn sẽ không thể kiểm tra được rằng lời hứa của người bán phần mềm là có đúng hay không, mà cần thời gian trải nghiệm sử dụng phần mềm thì mới khám phá được, cho nên hãy nói rõ với công ty bán phần mềm về chính sách hậu mãi sau bán hàng và hãy yêu cầu họ là nếu không đúng cam kết về chức năng là phải được hoàn lại tiền phần mềm. Điều này giúp rõ ràng ngay từ đầu, nếu họ không đáp ứng được thì bạn tìm phần mềm khác, tránh tiền mất tật mang, mua phần mềm rồi nhưng không thỏa mãn được nhu cầu, còn nếu họ đáp ứng được thì họ cam kết mà không lăn tăn chút nào. 

Một phần mềm tính tiền bida uy tín thường sẽ đi kèm chính sách cho hoàn lại tiền trong 30 ngày nếu không đúng chất lượng cam kết, còn ngược lại nếu họ không dám cam kết điều gì thì hãy thực sự cẩn trọng khi lựa chọn đối tác làm phần mềm đó. Trong thực tế có hiện tượng rất phổ biến là saleman tư vấn rất hay ho, nhưng khi chính thức dùng phần mềm bida thì mới vỡ lẽ rằng tính năng phần mềm quản lý CLB bida không đúng như những điều nhân viên tư vấn, song lúc này đã muộn vì không thể đòi lại được tiền.